学童の運営は、一つのシステムだけでは完結しません。
出欠はコドモン、問い合わせはメール、見学予約はカレンダー、契約は電子契約、入会状況は表計算、保護者への案内はWebサイト。それぞれ便利なサービスでも、情報が分かれていると、最後は職員が確認して、転記して、連絡する必要があります。
Flaur株式会社では、横浜市都筑区で民間学童「クラフトマンアフタースクール」を運営しています。そこで実際に使っているコドモンを中心に、施設専用のデータベース、保護者・職員向けのWeb画面、電子契約、顧客管理などを組み合わせ、日々の運営業務をつないできました。
新しい大きなシステムにすべて入れ替えるのではなく、今使っているサービスを活かしながら、その間に残っている手作業を減らします。
※「コドモン」は株式会社コドモンの商標です。本サービスは株式会社コドモンが提供・公認するものではありません。
Flaurがつくるもの
Flaurが提供するのは、単体のソフトではありません。施設ですでに使っているサービスと、施設独自の運用ルールをつなぎ、毎日の業務ができるだけ自然に流れる仕組みをつくります。
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各種申請・通知・電子契約・顧客管理までをつなぎ、クラフトマンアフタースクールの日々の運営に使っています。「システムに業務を合わせる」のではなく、今の運営を確認したうえで、必要なところから自動化します。
こんな手作業を減らします
- 保護者から「今月はいつ利用しますか」「領収書がほしい」と連絡が来るたびに、職員が確認して回答している
- 振替やお迎えの依頼が連絡帳やメールの文章で届き、確認や転記が必要になっている
- 問い合わせから見学、入会までの進み具合を、メールや表計算を見ながら管理している
- 入会申込の内容を電子契約やコドモンへ何度も入力している
- 習い事の体験予約を受けるたびに、開催日と空き状況を確認して返信している
- 職員への当日の連絡事項を、人が確認して共有している
- 料金、求人、教室情報などを複数のWebページでそれぞれ更新している
クラフトマンで実際に使っている仕組み
施設専用データベース
コドモンの児童台帳、クラス、利用予定、請求、入金など、運営に必要な情報を施設専用のデータベースへ定期的に取り込みます。現在の情報だけでなく、プラン変更や所属変更などの履歴も確認できるようにしています。
保護者マイページ
現在の利用プラン、利用予定、入退室記録、習い事の開催日、請求・入金状況、領収書などを保護者自身で確認できます。入金済みの領収書も表示・印刷できます。
振替・お迎えなどの申請
振替やお迎えの依頼を専用フォームから受け付けます。利用できる日や空き状況、申請期限などを確認しながら申し込める仕組みにし、施設が承認した内容をその後の運営に必要な情報へ反映します。
職員の記録入力と確認
職員が専用画面から子どもの様子を入力し、その日の入力状況を確認できます。誰がどの児童の記録を入力したか、未記入がないかなどを一覧で確認できます。
職員への自動通知
お迎えの依頼、プログラムの振替、体験予約、昼食の注文など、当日の運営に必要な情報を決められたタイミングでLINE WORKSやメールへ通知しています。
問い合わせ・見学・体験予約
学童の見学や習い事の体験予約をWebから受け付けます。開催日や予約できる時間を表示し、保護者自身が予約できるようにします。問い合わせや予約の情報は顧客管理へ登録し、その後の案内につなげます。
入会手続きと電子署名
問い合わせ、見学、入会申込、電子署名、入金確認、利用開始までの状態を管理しています。申込情報からGMOサインの電子契約につなぎ、署名完了後の状態更新や保護者への案内をできるだけ自動化しています。
コドモンへの登録作業
入会時に登録された情報を利用して、コドモンへの児童登録や所属設定に必要な処理を自動化しています。プラン変更時にも、コドモンへ反映するためのデータを自動で準備しています。
公式Webサイトの制作・運用
WordPressを使ったWebサイト制作に加え、見学・体験予約、料金シミュレーター、問い合わせフォーム、求人情報、教室情報、英語ページ、アクセス解析など、実際の運営につながる仕組みまで設計します。
実際の画面
クラフトマンアフタースクールで運用している画面です。お子さま・保護者・職員の名前、学校、金額はぼかしています。
すべてを入れ替える必要はありません
Flaurの業務自動化は、現在使っているサービスをできるだけ活かすことを前提にしています。コドモンが得意な児童台帳、入退室、連絡帳、請求、保護者へのお知らせなどはそのまま利用します。
そのうえで、施設独自の振替ルール、お迎え申請、保護者向けの情報表示、入会手続き、電子契約、問い合わせ管理、職員への通知など、標準機能だけでは合わせにくい部分をFlaurがつなぎます。
クラフトマンアフタースクールで実際に使っています
このサービスは、学童運営を外から見て考えたものではありません。Flaurが運営するクラフトマンアフタースクールで、実際に職員と保護者が使っています。
「ここを毎回確認するのが大変」「同じ情報を何度も入力している」「保護者自身で確認できた方が早い」と感じたところから、一つずつ仕組みを作ってきました。
現在提供する機能も、原則としてクラフトマンアフタースクールで実際に運用している仕組みをもとにしています。まだ自社施設で十分に運用していない機能を、完成したサービスとして先に販売することはしていません。
導入事例
クラフトマンアフタースクール（横浜市都筑区・自社運営）
民間学童と、そろばん・書道などの教室を運営しています。コドモンを中心に施設専用データベースを構築し、保護者マイページ、振替・お迎え申請、請求・領収書確認、職員の記録管理、自動通知、体験予約、入会管理、電子署名、コドモンへの登録などをつないで運用しています。
池田幼児教室 様（埼玉県三郷市）
認可外保育施設、幼稚園児向け延長保育、小学生向け民間学童を運営されています。公式Webサイトの制作と公開後の運用・保守を担当し、保護者向けのおたよりを会員限定で配信する仕組みや予約の仕組みを構築しています。
導入の進め方
- ご相談
現在使っているサービスと、時間がかかっている作業をお聞きします。 - 業務の確認
問い合わせから入会、日々の利用、請求、保護者対応まで、実際の流れを確認します。 - 導入する範囲をご提案
効果が大きいところ、毎日発生しているところから優先してご提案します。 - 構築・設定
既存サービスを活かしながら、必要なデータベース、管理画面、自動処理などを構築します。 - 実際の運用で確認
職員の方に実際に使っていただき、業務の流れに合わない部分を確認します。 - 運用・保守
不具合への対応、軽微な修正、連携しているサービスの仕様変更への対応などを継続します。
導入できる内容
Web・入会導線
公式Webサイト／問い合わせフォーム／見学予約／体験予約／料金シミュレーター／顧客管理／入会申込／電子署名
日々の運営
施設専用データベース／保護者マイページ／利用予定・入退室情報・請求・入金・領収書の表示／振替・お迎え申請／職員用管理画面／職員への自動通知
入会後の事務
入会状況管理／電子署名の確認／保護者への案内／コドモンへの登録作業／プラン変更時のデータ作成
必要な機能だけから導入することもできます。
よくあるご質問
コドモンを使っていない施設でも相談できますか？
はい。Flaurで最も運用実績があるのはコドモンを利用している施設向けの構成ですが、現在使っているサービスや管理方法を確認したうえでご相談をお受けします。
コドモンをFlaurのシステムに変更するのですか？
いいえ。コドモンを使っている施設では基本的にそのまま利用し、施設独自の運用に合わせにくい部分や、他サービスとの間に残っている手作業を補います。
すべての機能を導入する必要がありますか？
ありません。「振替だけ」「保護者マイページだけ」「入会手続きだけ」といった導入も可能です。現在の業務を確認し、効果が大きいところから段階的に導入します。
新しい専用ソフトを導入するのですか？
必ずしもそうではありません。WordPress、Google Workspace、HubSpot、GMOサインなど、既存のサービスを組み合わせて構築します。施設がすでに利用しているサービスがあれば、できるだけ活用します。
児童や保護者の情報はどこに保存されますか？
構成によって異なります。原則として、施設が管理するGoogleアカウントやサーバーなど、事前に決めた環境で管理します。どの情報をどこに保存するかは導入前に確認します。
外部サービスとの連携は問題ありませんか？
施設自身が利用するアカウントと、施設が正当に閲覧・利用できる情報の範囲で設計します。利用するサービスの仕様や利用条件を確認したうえで構築します。
まずは、今いちばん手間がかかっている作業を教えてください。
現在の運営を見たうえで、仕組みに任せられるところをご提案します。